La fattura elettronica: si parte

Niente più  fatture cartacee con la pubblica amministrazione: parte da domani 31 marzo 2015 l'obbligo di invio delle fatture in formato telematico. La disposizione di legge, che è già vigente per alcune amministrazioni dello Stato, è contenuta nel DL 66/2014 convertito in nella Legge 89/2014: tutti gli operatori che intrattengono rapporti economici (come la fornitura di beni e servizi) con il comune o con qualsiasi altro ente pubblico dovranno emettere le fatture in formato xml e inserirle nel Sistema di Interscambio (sdI) del Ministero delle Finanze.

Nelle sue linee fondamentali, la fatturazione elettronica è del tutto analoga a quella tradizionale con però alcuni elementi aggiuntivi: il fornitore dovrà inserire anche la denominazione e il codice dell’ufficio a cui inviare la fattura, il codice IPA (Indice della Pubblica Amministrazione) dell’ente, il CUP (Codice Unico di Progetto), il CIG (Codice Identificativo Gara), il numero di determinazione di impegno di spesa, i giorni di pagamento. Tutti questi elementi vengono comunicati al fornitore al momento dell’aggiudicazione. Ad eccezione del CUP/CIG, che è collegato al singolo lavoro o servizio, e i codici univoci ufficio (che si trovano nell'allegato a fondo pagina), tutti gli altri elementi sono ricorrenti e sono vanno indicati così come segue:

Come si emettono le fatture elettroniche? La codifica nel formato xml (che è lo standard per la trasmissione di dati strutturati) avviene tramite degli appositi programmi; l’azienda può dotarsi di strumenti informatici propri (disponibili sia a pagamento che open source, come ad esempio il programma Fatturazione Attiva dell'Agenzia per l'Innovazione Tecnologica di Regione Lazio: vedi qui). Inoltre gli operatori  già iscritti al MEPA possono avvalersi di uno strumento gratuito appositamente predisposto) oppure ricorrere ad intermediari autorizzati per l’emissione e la conservazione del documento elettronico . Una volta compilata, la fattura xml va firmata digitalmente e inviata via pec al sistema centrale (oppure caricata tramite login nel sito); qui il documento viene controllato da un punto di vista formale (se cioè completo di tutti gli elementi essenziali) e inviato all'aministrazione competente.

La fattura arriva quindi sulla piattaforma informatica del destinatario; qui viene controllata dal punto di vista del contenuto (se cioè rispondente a quanto concordato con il fornitore) e presa in carico nel sistema di contabilità. Da questo momento decorrono i tempi di pagamento, i cui termini devono essere inseriti in fattura in base agli accordi con il formitore. Ogni passaggio viene tracciato e comunicato tramite pec.

Nel caso in cui il destinatario riscontrasse degli errori, la fattura viene rifiutata e rispedita con la motivazione del rifiuto al sistema di interscambio, che invia una notifica al fornitore. I motivi per cui una fattura può essere rifiutata sono diversi e consistono, ad esempio, in errori dell'importo, nel CIG/CUP, nell'indicazione dei giorni di pagamento, nell'irregolarità del DURC ecc.; per questa ragione si consiglia agli operatori economici, soprattutto nei primi tempi dell’attivazione, di prendere contatto con l’ufficio proponente prima di inserire le fatture nel sistema.

I vantaggi di questo sistema sono molteplici e coinvolgono tutti i soggetti del processo. Innanzitutto, l'impresa può contare su tempi certi di pagamento, che decorrono dal momento in cui la fattura viene accettata dal destinatario; il Comune dispone in questo modo di un sistema di tracciatura e monitoraggio più preciso e puntuale, che garatisce tempi di lavorazione più brevi; lo Stato infine può controllare in modo più efficiente la spesa pubblica tramite l'elaborazione dei dati raccolti dal Sistema di Interscambio.

La disposizione entrerà in vigore con decorrenza dal 31 marzo 2015, quindi tutte le fatture con data successiva a tale data dovranno essere presentate esclusivamente in formato elettronico. Quelle invece di data anteriore potranno essere liquidate fino al 30 giugno 2015: in ogni caso, dal 1 luglio 2015 il sistema entrerà definitivamente a regime.

Per ulteriori informazioni, si consiglia di consultare il sito www.fatturapa.gov.it.